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Humboldt-Universit?t zu Berlin

?Fehlermeldungen werden kommen, das ist normal“

by Ljiljana Nikolic posted on 12.10.2020 08:55 last modified 16.10.2020 08:51

Ingmar Schmidt, strategischer Programmleiter von humboldt gemeinsam, erkl?rt, welche Verwaltungsbereiche mit SAP starten werden

Herr Schmidt, der Countdown l?uft, im Januar 2021 soll die Arbeit mit SAP losgehen. Welche Arbeitsbereiche und -abl?ufe sind davon betroffen?

Das sind die Bereiche Rechnungswesen, Beschaffung, Personaladministration und Organisationsmanagement sowie das kaufm?nnische Objektmanagement mitsamt der Stammdatenmigration und der CAD-Integration. Beginn des Go-live für diese Prozesse soll der 4. Januar 2021 sein.

Bei der Umstellung im Rechnungswesen kommt hinzu, dass neben einem kameralen künftig auch ein kaufm?nnischer Jahresabschluss durchgeführt werden muss. Das betrifft einen sehr gro?en Anteil der Leistungen der Verwaltung der HU, vom Bezahlen von Rechnungen über die Beschaffung, die Personaleinstellungen, die Drittmittelberwirtschaftung, die Bereitstellung der Fl?chen bis hin zu den Gehaltszahlungen. Anders ausgedrückt: Das ist der grundlegende Teil der Verwaltungsleistungen zur Sicherstellung von Forschung und Lehre an der Humboldt-Universit?t.

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Warum beginnen wir nicht mit allen Bereichen auf einmal? Warum muss das Rechnungswesen unbedingt mit Jahresbeginn starten?

Das ist einfach erkl?rt: Das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar eines Jahres und endet am 31. Dezember. Wollen Sie beispielsweise ab dem 1. Mai ein neues System im Rechnungswesen einführen, hei?t das, alle Daten vom 1. Januar bis zum 30. April zu überführen inklusive der ?bernahmedaten Vorperioden. Das ist aufw?ndig und kann zu erheblichen ?bertragungsfehlern führen. Mit dem Beginn am Januar vermeidet man quasi zwei Workflows in einem Jahr, die auch zu erh?hten Dokumentationspflichten und Aufwand für Nachprüfungen führen.

Und um alle geplanten Prozesse, die künftig in SAP abgebildet laufen sollen, gleichzeitig zu realisieren, w?re ann?hernd eine tempor?re Verdopplung der Personalkapazit?t notwendig, also im Vergleich zum jetzigen Personaleinsatz im Programm humboldt gemeinsam. Selbst bei einem solchen Personaleinsatz k?nnen die Zusammenh?nge der verschiedenen Leistungen der Verwaltung nicht auf einmal erfasst werden und auch nicht so schnell an die Nutzer der jeweiligen Verwaltungsleistungen vermittelt werden.

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Wie lange wird es dauern, bis die im Januar 2021 beginnenden Prozesse akzeptabel rund laufen werden?

Wir wissen von anderen Organisationen, dass oft erst im Live-打鱼游戏单机版 weitere, vorher nicht zu erwartende Fehlermeldungen auftauchen – das kann eine Schnittstelle zwischen Prozessen sein, das kann ein spezieller Fall oder ?hnliches sein. Das wird wiederum mit Ursachenforschung und Abw?gen von L?sungsoptionen einhergehen. Wir werden einen geeigneten Support aufbauen, um die Anwendenden operativ so gut wie m?glich zu unterstützen und um Fehlermeldungen zu bearbeiten. Und Fehlermeldungen werden kommen, das ist normal. Alles in allem wird es eine anspruchsvolle Zeit werden. Das wird von Prozess zu Prozess unterschiedlich sein, wie lange es dauert bis alles soweit rund l?uft – ein halbes Jahr, ein Jahr. Danach werden die Mitarbeitenden der HU sich an das neue System gew?hnt haben. Keiner wird dann hoffentlich dem alten System nachtrauern. Das ist der Plan.

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Was müssen Mitarbeitende zum Ende des Jahres beachten, bevor Sie im Dezember in den Weihnachtsurlaub gehen?

Je nachdem ob Sie Auszahlungsanordnungen fertigen, Einstellungsantr?ge für Personal stellen, Bestellungen ausl?sen und so weiter – bitte beachten Sie die aktuellen 打鱼游戏单机版 dazu mit den entsprechenden Fristen.

Siehe dazu die Sonerausgabe der Humboldt Info vom 25. September – ver?nderte Fristen für Personal-, Finanz- und Beschaffungsvorg?nge.

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Die Fragen stellte Ljiljana Nikolic